A digitalização dos Registros Públicos como ferramenta de preservação
06/05/2025Os Registros Públicos são verdadeiros guardiões da história de um país. Neles, estão documentados momentos cruciais da vida das pessoas, das instituições e da própria sociedade. Com o avanço da digitalização, essa função ganha ainda mais relevância, pois a tecnologia amplia o acesso, facilita a gestão e assegura a conservação de acervos antes vulneráveis ao tempo e a imprevistos.
A digitalização não é apenas uma modernização dos serviços, mas um instrumento essencial para garantir que a memória histórica seja preservada com fidelidade. Lilian Tatiane Matsumoto, oficial substituta do 2º Registro de Imóveis de Cacoal/RO, destaca que “a digitalização é uma ferramenta fundamental para a conservação dos documentos no cartório”. “Entendo que a preservação da memória histórica para as futuras gerações será fiel, pois os dados foram preservados integralmente”.
Mesmo em cartórios mais recentes, como o 2º Registro de Imóveis de Cacoal, já é possível perceber o impacto dessa preservação digital. Lilian relata um caso em que foi necessário acessar registros antigos abertos em Porto Velho, relacionados às glebas de Cacoal — documentos que remontam à época das demarcações do Incra. A recuperação dessas informações foi facilitada pela existência de registros digitais, demonstrando na prática o valor dessa transformação.
No Registro Civil, a conexão com a história é ainda mais profunda. A registradora Monete Hipólito Serra, do Registro Civil do Distrito do Jaraguá, em São Paulo, ressalta que “o acervo do Registro Civil acompanha a história do nosso país desde 1874, registrando correntes migratórias de pessoas, marcos da vida de pessoas públicas, dados estatísticos e de tragédias nacionais”. Segundo ela, digitalizar esse acervo é garantir que a história das famílias e da sociedade brasileira continue acessível e protegida para futuras gerações.
A relevância da digitalização na preservação histórica também se manifesta nos Registros de Títulos e Documentos, como destaca a registradora Vanuza C. Arruda, de Ouro Preto/MG, para quem a digitalização é um recurso valioso para instituições de pesquisa e memória, como bibliotecas e museus. “A digitalização de documentos e a transformação de arquivos físicos em digitais possibilita fazer uma conservação do acervo histórico de vários documentos, possibilitando inclusive que algumas instituições tenham livros e documentos que o público não pode ter acesso”, afirma. Vanuza destaca, por exemplo, o valor histórico de documentos particulares registrados desde o início do século XX, que revelam práticas comerciais e sociais da época.
Por trás de toda essa inovação, está também um trabalho técnico minucioso. Para Fabiano Carvalho, CEO da Doc Security, empresa especializada em gestão documental, a digitalização vai muito além de escanear arquivos. É preciso garantir autenticidade, integridade, rastreabilidade e longevidade dos documentos digitais. “Quando falamos de um contexto de digitalização dos acervos, essa importância fica ainda maior, pois a tecnologia amplia o acesso a essas informações e torna o registro, se guardado da forma correta, permanente e não mais passível de ser atingido pela ação do tempo ou de alguma intempérie”.
Segundo Fabiano, isso envolve desde a escolha de formatos digitais adequados até políticas de backup seguro e atualização constante, assegurando que os documentos permaneçam legíveis e íntegros, mesmo com a evolução da tecnologia.
A digitalização dos registros públicos não é apenas uma medida de modernização: é um compromisso com a preservação da memória coletiva. Cada certidão, matrícula, escritura ou título registrado guarda uma parte da história — e garantir que essa história seja transmitida às futuras gerações é um dos maiores legados que a era digital pode oferecer.
Fonte: ONSERPEm: 05/05/2025